|
Gestion des dossiers
________________________________________________________________________________________________________________
La gestion des dossiers est la centrale de commutation pour toutes les informations se rapportant à un processus. Avec notre solution, toutes les informations importantes comme les e-mails, les documents ou les pièces justificatives sont affectées à un processus de manière structurée et archivées dans un endroit centralisé.
Dans un dossier, différentes formes d'informations électroniques doivent être attribuées à un processus auquel plusieurs services de l'entreprise participent. Si des informations existent sur papier, elles seront automatiquement scannées, reconnues, classées, puis affectées au dossier.
Avantages :
• Tous les dossiers peuvent être affichés à l'écran à tout moment.
• Disponibilité immédiate des informations sans devoir rechercher longuement le dossier.
• Apprentissage rapide grâce à l'interface intuitive
• Degré élevé d'acceptation parmi les collaborateurs
• Respect des dispositions juridiques fixées ou les principes de comptabilité informatisée réglementaire.
• Réduction du risque d'entreprise.
Ce système offre également une fonction de recherche performante pour effectuer des recherches dans tous les dossiers. La gestion des utilisateurs garantit que toutes les personnes puissent consulter et traiter précisément les dossiers pour lesquels ils possèdent les droits correspondants. La signature numérique permet de signer électroniquement les documents au cours du processus de développement, conformément à la législation sur les signatures.
________________________________________________________________________________________________________________
Un mode de travail familier
L'utilisation du produit s'inspire étroitement du mode de travail traditionnel : il est par exemple possible d'annoter un dossier ou d'apposer un cachet pour certaines procédures. Les plans de classement peuvent être enregistrés dans des archives de dossiers intuitives sous forme d'archives, d'armoires, de classeurs et de registres. La façon dont les dossiers sont archivés ne joue aucun rôle, que ce soit de manière systématique, chronologique, alphabétique ou numérique. Les utilisateurs peuvent naviguer facilement dans un plan de classement et trouver rapidement le dossier recherché qui est doté d'une référence et peut être surligné en couleur.
Vue d'ensemble garantie
Les potentiels d'un dossier numérique sont rapidement visibles. Qu'elles existent sur papier ou en format numérique, toutes les informations concernant l'opération :
• Sont gérées dans des archives centralisées : les informations ne peuvent pas être modifiées, ni falsifiées, et elles sont classées selon un concept logique, ce qui permet de les retrouver facilement.
• Ceci permet une conservation continue et constante des données.
• Les processus de l'entreprise sont gérés et reproduits par des workflows : ils sont ainsi transparents, compréhensibles et performants.
Le dossier numérique n'est donc pas la simple conservation d'informations multiples, il est avant tout un instrument de gestion utile pour les processus de l'entreprise.
Autres articles
|
Télécharger